Yrityksiltä yritetään huijata rahaa mitä moninaisimmin keinoin. Vaikka osa tavoista on hyvinkin hienostuneita, yleensä törmätään hyvin samankaltaisiin tilanteisiin. Taustalla on usein epäselvä puhelinsoitto, jonka perusteella yrityksen väitetään sitoutuneen sopimukseen. Toisinaan lasku saattaa tulla myös täysin ilman aiempaa kontaktia. Joissakin tapauksissa jo ensimmäinen yhteydenotto saattaa olla muotoiltu trataksi. Muutaman perussäännön muistamalla välttää jo useimmat hankaluudet, jos epäilee, että käsissä on aiheeton, virheellinen tai suoranainen huijauslasku.
Jos et vielä ole saanut laskua, mutta olet saanut esimerkiksi tilausvahvistuksen tai muun vastaavan kirjeen palvelusta tai tuotteesta, jota et ole tilannut, kannattaa toimia samoin kuin laskun kanssa. Käytännössä voit jäljempänä useimmissa kohdissa korvata sanan “lasku” sanalla “tilausvahvistus” ja noudattaa ohjeita sen mukaan.
Kannattaa muistaa, että aina kyseessä ei ole todellisuudessa huijauslasku. Virheitä sattuu, mutta jos kysymyksessä olisi myyjän tai laskuttajan virhe, jatkoselvittely on todennäköisesti sujuvaa. Asiallinen käytös omalta puolelta edesauttaa virheen selvittämistä kummasti.
Maksukehotuksilta ei aina voi välttyä
Älä maksa huijauslaskua!
Jos pidät laskua aiheettomana, sitä ei ole mitään syytä maksaa ennen asian selvittämistä. Aiheettoman maksusuorituksen takaisinperintä on parhaimmillaankin työlästä ja pahimmillaan kallista ja tuloksetonta. Jos lasku selvitysten jälkeen osoittautuu aiheelliseksi, voi sen maksaa vielä tuolloin – viivästyskorot eivät ehdi tuossa ajassa nousta merkityksellisiksi.
Hahmota: Onko jotain sovittu, ja jos on, mitä?
Jos kyse vaikuttaisi olevan aiemmin puhelimessa tai esimerkiksi kasvokkain kohtaamisessa tehdyksi väitetystä sopimuksesta, on syytä muistella omasta puolestaan, onko kyseistä kontaktia ollut ja miten se on mennyt. Oikea toimintatapa riippuu siitä, onko sopimusta tehty lainkaan vai onko sopimus kyllä tehty, muttei sellaisena kuin nyt väitetään. Edellisestä on kyse silloin, kun mitään ei ole tilattu; lasku on siten aiheeton. Aiheeton lasku, eli siis todennäköisesti puhdas huijauslasku, ei vaadi toimenpiteitä, eikä sitä siis ole syytä viedä kirjanpitoon – etenkin koska hyvityslaskun saaminen voi olla hyvinkin ongelmallista. Jälkimmäisestä taas on kyse silloin, kun puhelimessa on suostunut sopimukseen, mutta esimerkiksi määräaikaisuudesta, hinnan päälle tulevista lisäkuluista tai laskutusjaksosta ei ole sovittu tai sovittiin puhelimesta toisin. Sopimuksen sisältöhän perustuu siihen, mitä puhelimessa on sovittu; yksipuolisesti sitä ei myyjä – eikä ostajakaan – voi muuttaa. Tällöin lasku on virheellinen.
Huijauslasku saattaa olla myös harhaanjohtavasti laadittu tarjous, jolloin mitään sopimusta ei ole vielä syntynytkään. Tällöin reklamaatio ei yleensä ole tarpeen, joskaan siitä ei selvyyden vuoksi voi olla haittaakaan. Omia vaivojaan todennäköisesti säästää vastaamalla lyhyesti ja ytimekkäästi, että vaikkei oikeudellista velvollisuutta olekaan, haluaa selvyyden vuoksi ilmoittaa, ettei hyväksy tarjousta eikä sitoudu (tai ole aiemmin sitoutunut) minkäänlaisiin maksuihin tai muihin velvoitteisiin tarjouksen lähettäjää kohtaan.
Ota muistivihko käyttöön
Kun on paljon asioita pohdittavana ja aikaa kuluu, sitä huonommin muistaa yksityiskohtia ja tapahtumia. Sen vuoksi alusta pitäen kannattaa hieman kirjata muistiin, mitä on tapahtunut. Jos taustalla on esimerkiksi myyntipuhelu tai muu kontakti, sen sisältö kannattaa kirjata siinä määrin kuin muistaa. Myöhemmin mahdolliset yhteydenotot, niiden ajankohdat ja keskusteluiden sisältö on hyvä kirjata muistiin ja koota yhteen. Sama vinkki toimii itse asiassa myös muissa ongelmatilanteissa, joissa saattaa myöhemmin olla syytä kääntyä juristin puoleen.
Asioi aina ja vain kirjallisesti
Puhelinkeskusteluista ei jää jälkiä. Niiden sisällön todistaminen voi olla myöhemmin hyvinkin vaikeaa, minkä lisäksi asiakaspalvelunumerot ovat usein erityismaksullisia. Vaikka asioiden hoitaminen puhuen tuntuu meistä usein luontevammalta, ei se ole kannatettavaa etenkään silloin, kun tiedossa on tai saattaa olla ongelmia.
Lähetä siis kaikki omat yhteydenottosi kirjallisesti esimerkiksi sähköpostilla ja säästä itselläsi kopiot viesteistä. Vastaavasti vaadi myös laskun lähettäjää asioimaan kirjallisesti. Jos jotain esimerkiksi neuvotellaan suullisesti, on tuon neuvottelun tulos aina heti vahvistettava molemmin puolin kirjallisesti.
Myös huijauslasku edellyttää reklamaatiota
On parempi reklamoida, vaikkei se olisi aina juridisesti välttämätöntäkään. Mikäli saamastaan laskusta – tai esimerkiksi virheellisestä toimituksesta kaupan yhteydessä – ei reklamoi, voi vastapuoli yrittää vedota hiljaiseen hyväksymiseen. Se vähintään mutkistaa asiaa.
Reklamaatio on hyvä lähettää kirjallisesti ja kertoa, kuka reklamoi, mistä (esim. lähetetyssä asiakirjassa oleva sopimus- tai laskunumero) ja miksi. Ensimmäiset kaksi kysymystä ovat helppoja, mutta kolmannen osalta on syytä olla tarkkana: Jos lasku on aiheeton, ei ole mitään “peruutettavaa” sopimustakaan. Jos taas lasku ei vastaa sovittua, on kerrottava, miltä osin ja miksi laskua pitää virheellisenä. Mahdolliset omat vastavaatimukset ehtii esittää myöhemminkin.
Kun reklamaatio on lähetetty, hyvä yleisohje on, että uusi reklamaatio tai muu yhteydenotto laskuttajaan on tarpeen vain, mikäli asiaan on omasta puolesta jotain lisättävää, laskutettava asia vaihtuu (laskutetaan esimerkiksi uutta sopimuskautta) taikka laskuttaja vaihtuu (esimerkiksi perintätoimistoon). Uuteen reklamaatioon kannattaa tällöin liittää mukaan vanha reklamaatio liitteenä. Erityisen tärkeä uusi reklamaatio on, mikäli uuden laskun lähettäjä on perintätoimisto. Reklamaation myötä saatavan riitaisuus tulee myös perintätoimiston tietoon, eikä se voi periä saatavaa tratalla. Tällöin huijauslasku ei johda tahattomaan maksuhäiriömerkintään.
Vaadi selvitys sopimuksen synnystä
Pääsääntö on, että todistustaakka väitteestä ja vaatimuksesta on niiden esittäjällä. Laskuttajan on siis pystyttävä osoittamaan laskun maksuvelvollisuus – käytännössä siis sen taustalla oleva sopimus – oikeaksi. Tuota osoittamista kannattaa siten vaatia, mikäli pitää laskua virheellisenä tai aiheettomana.
Suullinen sopimus on yleensä sinänsä yhtä pätevä kuin kirjallinenkin. Jos myyjä väittää sopimuksen syntyneen esimerkiksi puhelimessa, on syytä vaatia kuultavakseen puhelua koskeva nauhoite. Jos suullinen sopiminen on pelkästään myyjän ja ostajan väitteiden varassa, on myyjä heikoilla – ellei ostaja sitten muutoin osoita hyväksyneensä sopimusta esimerkiksi maksamalla laskua. On hankalahkoa väittää, että kyseessä olisi huijauslasku, jos sen on kuitenkin mennyt maksamaan.
Jos sopimus on tehty kirjallisesti, voi esimerkiksi vaatia sopimuksesta kopiota nähtäväkseen.
Säilytä kaikki asiakirjat ja muistiinpanot
Vaikka lasku tuntuisi aiheettomalta, se on syytä pitää tallessa. On helpompi palata myöhemmin asiaan, jos voi arkistostaan tarkistaa esimerkiksi onko ylipäätään saanut väitettyä laskua tai maksukehotusta. Muistiinpanot puolestaan auttavat selvittämään tapahtumien muuta kulkua myöhemmin.
Missään nimessä laskua tai tilausvahvistusta ei kannata palauttaa lähettäjälle. Sillä ei ole juridista merkitystä, ja asia muuttuu korkeintaan epäselvemmäksi – etenkin jos itselleen ei jättänyt edes kopioita. Myös suoranainen huijauslasku on syytä tallettaa, vaikkei sitä kirjanpitoon veisikään.
Jos olet epävarma, kysy
Jos et ole varma, miten tulisi toimia, on parempi hyödyntää asiantuntijoiden apua kuin kärsiä esimerkiksi vahingossa tulleen maksuhäiriömerkinnän seurauksista. Jahka huijauslasku on saapunut, onkin syytä ottaa tarvittaessa yhteyttä mahdollisimman pian. Olemme avustaneet asiakkaitamme erilaisissa laskutukseen liittyvissä riidoissa ja neuvoneet suppeammin lukuisia yrittäjiä samasta aiheesta. Reklamaatiomenettely on siinä määrin yksinkertainen, että siitä selviää kyllä itsekin. Jos juristin hyödyntäminen tuntuu silti houkuttelevalta sen sijaan, että selvittäisi ja murehtisi asiaa itse, älä epäröi ottaa yhteyttä!
Jos kyseessä on ehta huijauslasku, ilmoita viranomaisille ja yrittäjätutuille
Huijauksia ei olisi, elleivät ne kannattaisi. Ilmeisestikin erilaiset huijauslaskutut ovat riittävän kannattavia ja kiinnijäämisriski on riittävän pieni, sillä uusia huijauksia ilmenee tasaisin väliajoin. Huijausten houkuttelevuus vähenee parhaiten, jos niistä varoitetaan ja tehdään ilmoitukset asianomaisille viranomaisille mahdollisimman laajasti. Älä siis itse maksa laskua, ja huolehdi myös siitä, että tuttusi eivät maksa.
Esimerkiksi Legalwise Oy tekee kaikista vastaanottamistaan huijauslaskuista rikosilmoitukset sekä tarvittaessa myös muita viranomaisilmoituksia. Niin myös kuvan tapauksessa, jossa huijauslasku ja siihen liittynyt kokonaisuus siirtyi sittemmin keskusrikospoliisin tutkittavaksi.
OTM Tuomas Liinamaa on Legalwise Oy:n perustaja, toimitusjohtaja ja pääosakas.
