Työntekijää ei näy, mitä tehdä – eli kuinka toimia kun ilmenee luvaton poissaolo

Melko usein törmäämme asiakkaitamme neuvoessa tilanteisiin, joissa työntekijä on jättänyt saapumatta työpaikalle, eikä hänestä ole sen jälkeen kuultu lainkaan.

Työntekijän poissaolo haittaa tai estää työn etenemisen. Nopeasta puuttumisesta voi olla suuri hyöty.

Ilmiö tuntuu yleistyvän kesäisin. Kyse voi olla esimerkiksi siitä, että työntekijä ei palaakaan lomansa päätyttyä töihin. Voi myös olla, että työntekijä ei palaakaan sairausloman loputtua töihin. Joskus kyse voi olla yksinkertaisesti oman loman pitämisestä.

Poissaolo haittaa usein merkittävästikin työnantajan toimintaa, mutta siitä huolimatta moni vaikuttaa katsovan tällaisia poissaoloja läpi sormien ja jättää suuremmin reagoimatta niihin. Yksi syy lienee, ettei oikein tiedetä, miten voisi tilanteessa toimia.

Tässä tekstissä neuvomme, miten työnantaja voisi toimita luvattoman tai luvattomaksi epäilemänsä poissaolon kohdatessaan.

Kun poissaolo havaitaan, reagoi nopeasti!

Työnantajan helmasynti on olla katsoa poissaoloja sormien läpi, kunnes eräänä päivänä kärsivällisyys loppuu ja muutosten odotetaan tapahtuvan hetkessä. Pahimmillaan työnantajan aiempi hiljainen hyväksyntä voi tehdä myöhemmät toimenpiteet hyvinkin hankaliksi.

Siksi onkin tärkeää puuttua luvattomaan poissaoloon nopeasti. Työnantajalta on hyvää riskienhallintaa pyrkiä tavoittamaan työntekijä viipymättä poissaolon havaitsemisen jälkeen ja selvittää tilannetta. Jos työntekijä vastaa ja kertoo syyn, on tuohon syyhynkin syytä reagoida. Jos työntekijä esimerkiksi väittää sairastuneensa, on työnantajan syytä pyytää heti lääkärintodistusta, mikäli sellainen poissaoloilta on työnantajan käytännön mukaan vaadittu.

Huomaa, että työntekijällä on pääsääntöisesti velvollisuus toimittaa luotettava selvitys työkyvyttömyydestään jo poissaolonsa aikana, ei vasta töihin palattuaan. Tällöin lääkärintodistukset voi esimerkiksi lähettää sähköpostilla skannattuna tai edes puhelimella otettuina riittävän laadukkaina valokuvina.

Jos työntekijä ei vastaa puhelinsoittoihin, on hänelle syytä lähettää tekstiviesti esimerkiksi tähän tapaan:

”Hei, et ole saapunut työpaikalle, vaikka työaikasi on alkanut. Jos kyse on vain myöhästymisestä tai unohduksesta, otathan välittömästi yhteyttä. Muussa tapauksessa ilmoitathan syyn poissaololle sekä toimitat mahdollisen lääkärintodistuksen viipymättä esimerkiksi sähköpostitse.”

Tekstiviesti on syytä tallentaa luottettavasti, sillä se osoittaa, että työnantaja on pyrkinyt selvittämään tilannetta.

Jos työntekijä ei vastaa, työnantajan ei ole tarpeen ryhtyä ”metsästämään” työntekijää. Poissaolon syyn selvittäminen on kuitenkin työntekijän, ei työnantajan, vastuulla.

Varoitus on tehokas tapa ehkäistä jatkumista

Mikäli työntekijä on poissa luvatta ensimmäistä kertaa ja vain lyhyehkön aikaa – joitakin tunteja tai työpäivän – kannattaa lähteä liikkeelle varoituksella. Tällöin työntekijän palattua töihin hänelle annetaan varoitus. Jos poissaolo ilman syytä pitenee, kannattaa harkita myös purkautuneena pitämistä, mistä puhumme tarkemmin jäljempänä.

Jos työntekijä on harrastanut ”omien työaikojen noudattamista” jo pidempään eikä siihen ole aiemmin puututtu, kannattaa ennen varoituksen alkamista keskustella työntekijän kanssa ja korostaa, ettei kyseinen toimintatapa enää käy. Varoitus kannattaa antaa vasta, jos tällainen hyvähenkinen keskustelu ja huomautus ei tehoa.

Mikäli luvaton poissaolo tällöin toistuu varoituksesta huolimatta, on työnantajalla yleensä käsillä irtisanomisperuste. Mikään ehdoton sääntö tämä ei kuitenkaan ole, joten asia kannattaa varmistaa esimerkiksi meidän kanssamme.

Työsuhteen purkaminen – kun poissaolo on erityisen vahingollinen

Mikäli työntekijän poissaolo aiheuttaa työnantajalle erityisen vakavaa vahinkoa ja on muutenkin erityisen painava – esimerkiksi työmaan ainoita avaimia hallussaan pitävä työntekijä jää ilman järkevää syytä tulemasta töihin – saattaa työnantajalla olla käsillään jopa työsuhteen purkamisperuste. Työsuhteen purkaminen edellyttää kuitenkin jo lain mukaan erittäin painavaa syytä, joten kyse voi olla lähinnä poikkeustapauksista. Ennen työsuhteen purkamista onkin tärkeää keskustella juristin kanssa siitä, voidaanko perusteiden otaksua olevan kunnossa. Autamme tässä luonnollisesti mielellämme.

Työsuhteen purkautuminen – kun poissaolo ja hiljaisuus jatkuvat pidempään

Varoitus, irtisanominen ja työsuhteen purkaminen ovat työnantajan päättämistoimia, jolloin työnantaja kantaa aina riskin työsuhteen perusteettomasta päättämisestä eli laittomasta irtisanomisesta.  Kuitenkin samaan aikaan luvaton poissaolo voi etenkin pitkittyessään aiheuttaa isoja ongelmia työnantajalle: sijaisen palkkaaminen on hyvin vaikeaa, kun ”oman loman” kestoa ei voi ennakoida. Saattaa myös olla, että työntekijä ei koskaan aio palata töihin.

Näitä pitkittyviä luvattomia poissaoloja varten työsopimuslakiin sisältyy vielä erikseen määräys työsuhteen purkautuneena pitämisestä.

Työsopimuslain mukaan

”Jos työntekijä on ollut poissa työstä vähintään seitsemän päivää ilmoittamatta sinä aikana työnantajalle pätevää syytä poissaololleen, työnantaja saa käsitellä työsopimusta purkautuneena poissaolon alkamisesta lukien.”

Jos siis työntekijän poissaolo jatkuu, eikä selvitystä poissaolon syystä tule, voi työnantaja katsoa työsuhteen päättyneen poissaolon alkamispäivänä. Laki ei sitä nimenomaisesti edellytä, mutta purkautuneena pitämisestä on hyvä tiedottaa työntekijälle esimerkiksi samalla kun hänen loppupalkkansa laskelma ja mahdollinen omaisuuden palautusvaatimus toimitetaan.

Vaihtoehto on työnantajalle sikäli riskitön, että mikäli työntekijä myöhemmin voi osoittaa (koko) poissaololleen pätevän syyn ja myös pätevän syyn sille, miksei tuona aikana ilmoittanut syytä poissaololleen, purkautuminen peruuntuu ja työntekijä palaa töihin. Tausta-ajatuksena ovat tilanteet, joissa esimerkiksi sairaalassa tajuttomana makaava työntekijä ei yksinkertaisesti kykene ilmoittamaan poissaolostaan, mutta ilmoittaa siitä herättyään vaikkei vielä töihin pääsisikään. Peruuntuminen kuitenkin edellyttää sekä perusteltua poissaolon syytä että järkevää syytä sille, miksei poissaolon syystä ole ilmoitettu tuon seitsemän päivän kuluessa. Pelkkä sairausloman kesto ei ole selitys.

Työnantajan kannalta edellytyksenä on todella se, että työnantaja ei tiedä pätevää syytä työntekijän poissaololle. Pelkästään lääkärintodistuksen puuttuminen, jos työnantajan olisi muiden tiedossaan olevien seikkojen valossa pitänyt tietää henkilön olevan sairaana tai muutoin pätevästä syystä poissa. Pelkkä työntekijän oma ilmoitus ei kuitenkaan yleensä riitä, kunhan työnantaja tämän jälkeen pyytää lisäselvityksiä (ja seitsemää päivää ryhdytään laskemaan tuosta pyynnöstä).

Valitse toimintatapa tilanteen mukaan

Oikea toimintatapa, on se sitten varoitus, purkaminen tai purkautuneena pitäminen, on syytä valita tilanteesta riippuen huolellisesti harkiten. Joskus saattaa olla myös parempi olla reagoimatta ylipäätään, joskin myös passiivisuuden tulisi olla tietoinen päätös. Kannattaa myös muistaa, että mikäli nyt jättää reagoimatta, kynnys oman loman pitämiseen helposti laskee. Ja kun poissaolo jälleen iskee, ei reagoiminen ole ainakaan aiempaa helpompaa. Siksi johdonmukainen politiikka poissaolojen valvonnassa onkin yleensä pidemmän päälle paras ratkaisu.

Tarvitsetko apua poissaolotilanteessa? Ota yhteyttä, niin hoidetaan asia parhain päin!