COVID-19 on aiheuttanut monilla aloilla kysynnän hiipumista – tai jopa sen täydellisen äkkipysähdyksen. Olemme saaneet asiakkailtamme lukuiia kyselyitä liittyen yritystoiminnan sopeuttamiseen. Yhtiö voi sopeuttaa toimintaansa nykyiseen tilanteeseen monin tavoin. Toisinaan etätyöstä sopiminen voi olla riittävää. Usein on kuitenkin tarve pienentää henkilöstökuluja, eikä etätyön keinoin kustannuksia saada kovinkaan paljoa laskettua. Henkilöstökulujen pienentämisessä tilapäisesti lomautus on oiva apuväline.
Mitä lomautus on?
Lomautus merkitsee tilapäistä palkanmaksun ja työnteon keskeyttämistä. Lomautuksen ajalta ei makseta palkkaa (luontaisedut ovat tapauskohtaisempia), mutta työntekijää ei myöskään voi velvoittaa tulemaan töihin.
Lomautus on apuväline väliaikaiseen kysynnään, tuotannon
Mitä lomautus ei ole?
Lomautus ei ole keino pysyvään liikatyövoimaan. Lomauttamalla ongelma vain lakaistaan maton alle, mikä voi myöhemmin käydä erittäin kalliiksi.
Lomautus ei ole rankaisukeino. Älä käytä “pakkolomaa”!
Kun suunnittelet lomauttamista
Suunnitellessasi lomauttamista on hyvä esittää itselleen muutama lomautukseen liittyvä kysymys:
- Lomautanko työntekijät kokonaan vai osittain?
- Kuinka pitkäksi ajaksi aion lomauttaa?
- Kuinka suurta osaa henkilökunnasta lomautukset koskevat?
Lomautuksen edellytykset ja seuraukset riippuvat hieman siitä, millaisena lomautus toteutetaan. Itse lomautusprosessi noudattaa kuitenkin aina samaa kaavaa.
Miten lomautus etenee?
1. Kartoita YT-neuvottelujen tarve
Jos yrityksessä työskentelee säännöllisesti vähintään 20 henkeä, tulee jo lomautuksia harkittaessa neuvotella asiasta työpaikalla yhteistoimintalain mukaisesti. Lain 20 henkilön rajaan ei lasketa yrittäjää mukaan, mutta muutoin kysymys on käytännössä työntekijöiden pääluvusta, ei henkilötyövuosista. Osa-aikaiset lasketaan mukaan samanveroisina kuin kokoaikaiset. Satunnaisia tilapäistyöntekijöitä ei oteta huomioon, mutta tässä työnantajan kannattaa olla varovainen. Yleensä nyrkkisääntönä toimii, että jos edes epäilee, että YT:t pitäisi käydä, ne kannattaa käydä. Muutoinkin työnantajan kannattaakin tutustua tarkkaan YT-neuvotteluja koskeviin säännöksiin. Väärin toimiminen voi tulla hyvinkin kalliiksi.
YT-neuvotteluiden kulku
1) YT-neuvottelut alkavat työnantajan antamalla neuvotteluesityksellä, joka vastaa ajatuksellisesti kokouskutsua. Esitys on annettava viimeistään viisi kalenteripäivää ennen neuvotteluiden aloittamista, ellei henkilöstön kanssa sovita nopeammasta aikataulusta.
2) YT-neuvotteluita on käytävä niiden aloittamisesta joko kahden tai kuuden viikon ajan hieman riippuen harkittujen toimenpiteiden laajuudesta. Tämän ajan jälkeen työnantajan sanotaan täyttäneen neuvotteluvelvoitteensa. Jos neuvotteluissa saavutetaan sovinto, voivat osapuolet sopia velvoitteen täyttymisestä nopeamminkin kirjaamalla asian neuvotteluiden pöytäkirjaan.
3) Neuvotteluvelvoitteen täyttämisen työnantajan on kohtuullisessa ajassa annettava henkilöstölle selvitys siitä, mihin toimenpiteisiin (esim. lomautuksiin) työnantaja neuvotteluiden tuloksena harkitsee ryhtyvänsä ja millaisella aikataululla.
2. Anna ennakkoselvitys lomautuksesta
Jos YT-neuvotteluida ei tarvitse lain mukaan käydä, on työnantajan annettava työntekijöille ennakkoselvitys. Ennakkoselvitys on vapaamuotoinen, mutta sen tulee vastata kysymykseen “Miksi”, eli miksi lomautuksia tarvitaan ja miten ne aiotaan toteuttaa. Selvitys tulisi antaa viipymättä sen jälkeen kun työnantaja on huomannut lomautustarpeen, mutta mitään aikarajaa ei sinänsä ole. Yllättävässä tilanteessa lomautus saattaa olla tarpeen panna liikkeelle mahdollisimman pian, jolloin ennakkoselvitys saatetaan antaa jopa vasta samassa tilaisuudessa lomautusilmoituksen kanssa.
Työntekijöiden kuuleminen
Vaikka YT-neuvotteluita ei tarvitsisi järjestää, on työntekijöille lain mukaan varattava kuitenkin tilaisuus “tulla kuulluksi” eli kertoa näkemyksensä ennakkoselvityksestä ennen jatkotoimenpiteitä. Jos työntekijöiltä tällöin tulee hyviä ajatuksia yhtiön pelastamiseksi ja lomautusten välttämiseksi, niitä kannattaa kuunnella. Työantajan ei kuitenkaan ainakaan yleensä ole pakko noudattaa työntekijöiden toiveita.
Kun tilaisuus tulla kuulluksi on varattu, voidaan lomautusilmoitukset antaa. Lain henki on, että työntekijöillä olisi aikaa perehtyä ennakkoselvitykseen ja lomautustarpeen syihin, mutta nopeassa tilanteessa tilaisuus tulla kuulluksi voi olla jopa heti ennakkoselvityksen antamisen jälkeen. Tällöin tosin työnantajan kannattaa antaa selittää lomautustarve niin selkeästi, että työntekijät todella voivat tarjota panoksensa yhtiön sopeuttamistoimiin niin halutessaan.
Kuulematta jättäminen ei tee lomautuksesta perusteetonta, mutta se voidaan mahdollisen muusta syystä syntyvän vahingonkorvausvelvollisuuden yhteydessä ottaa “ankaroittavana” tekijänä huomioon.
3. Ilmoita TE-toimistolle
Jos yhtiö kuuluu YT-lain piiriin, tulee neuvotteluista ilmoittaa TE-toimistoon viimeistään neuvottelujen alkaessa. Ilmoitus on tehtävä viimeistään neuvottelujen alkaessa. Ilmoitus on vapaamuotoinen, mutta se pitää toimittaa kirjallisesti.
Pienempikin lomauttava yritys voi tehdä lomautuksista ilmoituksen TE-toimistolle, mutta siihen ei ole velvollisuutta. TE-toimistolta saa myös muutosturva- ym. materiaaleja, joita työnantaja voi välittää työntekijöille heidän auttamisekseen.
4. Anna lomautusilmoitus
Kun tilanne näyttää siltä, että lomautuksiin on turvauduttava, on aika antaa lomautusilmoitus. Pääsääntöisesti lomautusilmoitus on annettava viimeistään kahta viikkoa ennen kuin lomautus alkaa. Jos siis annat lomautusilmoituksen keskiviikkona, ensimmäinen lomautuspäivä voi olla aikaisintaan kahden viikon päästä keskiviikko. Lomautusilmoitusta muotoillessa kannattaa kiinnittää huomiota ilmoituksen yksiselitteisyyteen. Esimerkiksi ilmaisusta “Lomautus alkaa 20.3.2020” voi aiheutua sekaannuksia siinä, onko 20.3.2020 ensimmäinen päivä pois työstä vai viimeinen työpäivä.
Lomautusilmoitus on syytä antaa henkilökohtaisesti, ja jos mahdollista, pyytää työntekijää kuittaamaan se vastaanotetuksi myöhempien epäselvyyksien välttämiseksi. Työnantaja ei kuitenkaan voi määrätä allekirjoittamaan ilmoitusta. Jos ilmoitusta ei voi antaa henkilökohtaisesti, voi sen myös postittaa tai sähköpostittaa, kunhan työntekijä varmasti saa sen ennen lomautuksen alkamista. Ilmoitusaika ei pitene postin käyttämisen vuoksi.
5. Anna lomautustodistus lomautuksen alkaessa
Kun lomautus alkaa, työntekijälle on hänen pyynnöstään annettava kirjallinen lomautustodistus. Todistukseen kirjataan ainakin lomautuksen syy, alkamisaika sekä sen kesto tai arvioitu kesto. Todistuksen voi antaa kaikille automaattisestikin, sillä useimmiten todistus tarvitaan esim. työttömyyskassaa tai mahdollista lomautusajan korvaavaa työtä varten. Lomautus antaa työntekijälle oikeuden päivärahaan, mutta sen suuruus ja myöntämisedellytykset on työntekijän syytä tarkastaa työttömyyskassalta.
6. Lomautuksen aikana
Lomautuksen aikana työntekijää ei voi velvoittaa työhön, eikä toisaalta työnantaja maksa palkkaa. Lomautuksen kestäessä vuosilomaa kertyy enintään 30 työpäivältä kerrallaan.
Lomautuksen aikana työnantaja ei voi pääsääntöisesti kieltää työntekijän työskentelyä muualla. Kieltäminen on yleensä kuitenkin mahdollista, jos lomautusajan työ olisi selvästi kilpailukieltosopimusta tai työsopimuslain kilpailukieltomääräystä rikkovaa. Lomautus ei siis merkitse työsopimuksen täydellistä “katoamista”, vaikke työtä tehdäkään.
Jos lomautuksen aikana tulee yksittäinen tilapäinen ruuhkahuippu voi työntekijän kanssa sopia, että lomautus keskeytetään tilapäisesti esimerkiksi pariksi päiväksi, minkä jälkeen lomautus jälleen jatkuu. Tällainen keskeytys ei kuitenkaan yleensä voi olla kovin pitkä. Sopimus lomautuksen keskeyttämisestä on selvintä tehdä kirjallisesti, jotta myöhemmiltä erimielisyyksiltä voidaan välttyä.
Lomautus merkitsee usein myös rajoituksia rekrytointeihin. Työnantajan ei pidä palkata uusia työntekijöitä lomautusten jatkuessa, vaan ensin tulee kutsua lomautetut työhön. Uusien työntekijöiden palkkaaminen lomautuksen aikana on mahdollista lähinnä silloin, jos tarjolla oleva työ on täysin eriluonteista kuin lomautetun aiempi työ, ja lomautettu on varmuudella kykenemätön tekemään kyseistä työtä edes kohtuullisella lisäperehdytyksellä tai -koulutuksella. Esimerkiksi lomautettu sairaanhoitaja ei voi toimia lääkärinä, jolloin lääkärin palkkaaminen olisi todennäköisesti mahdollista lomautuksista huolimatta.
7. Takaisin töihin kutsuminen
Kun lomautustarve aikanaan hellittää, työnantaja kutsuu työntekijän takaisin työhön. Kutsu tulee toimittaa työntekijälle viikkoa ennen työn alkamista. Kutsu kannattaa toimittaa kirjallisesti esimerkiksi sähköpostilla tai tekstiviestillä (voit toki soittaa ensin ja kertoa hyvät uutiset). Lisäksi kutsu kannattaa muotoilla yksiselitteiseksi niin, että siitä käy ilmi, minä päivänä (sekä tarvittaessa missä ja moneltako) työ aloitetaan ja mikä on viimeinen lomautuspäivä.
Määräaikaisen lomautuksen päättyminen
Määräaikaiselta lomautukselta ei tarvitse erikseen kutsua takaisin työhön, vaan lomautus päättyy ilman eri toimenpiteitä määräajan tullessa täyteen.
On kuitenkin hyvä muistuttaa määräaikaisen lomautuksen päättymisestä samaan tapaan kuin kutsuttaisiin työhön. Työvuorolistat ym. tulee toimittaa riittävän ajoissa jo lomautuksen aikana tiedoksi.
Lomautuksen päättyminen
Lomautuksen päättyminen ei ole työntekijälle vapaaehtoista, eikä työntekijällä ole mitään oikeutta jatkaa lomautusta edes niin halutessaan. Oli kyse sitten töihin kutsumisesta tai määräaikaisen lomautuksen päättymisestä, työntekijä ei voi kieltäytyä palaamasta töihin – muussa tapauksessa kyse on työstä kieltäytymisestä, johon lomautus ei sinänsä vaikuta.
Jos työntekijä oli hankkinut lomautuksen ajaksi korvaavaa työtä, on hänellä suoraan työsopimuslain mukaan oikeus irtisanoutua tuosta työstä viiden päivän irtisanomisajalla. Tällä varmistetaan, että työhönkutsuttaessa työntekijä todella pystyy palaamaan töihin.
Autamme mielellämme!
Jos lomautus tai muut sopeuttamistoimet askarruttavat ja tuntuu, että tarvitset asiantuntijan apua, ota yhteyttä! Avullamme lomautusjärjestelyt sujuvat pienemmin riskein, aikaa säästäen ja kustannustehokkaasti.
OTM Tuomas Liinamaa on Legalwise Oy:n perustaja, toimitusjohtaja ja pääosakas.
